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Art. 1º – Este regulamento tem como objetivo disciplinar a Concessão de Ajuda de Custo para os discentes devidamente matriculados no IFMT Campus Campo Verde para participação em eventos ou ações de ensino, pesquisa, extensão, tecnológicos, culturais, esportivos de representação institucional do Campus, e/ou organizados pelas entidades representativas, sejam eles de nível regional, nacional ou internacional.
§ 1º – O atendimento às solicitações de ajuda de custo aos discentes, conforme os procedimentos estabelecidos neste regulamento, estará condicionado à disponibilidade orçamentária destinada a essa finalidade.
§ 2º – A distribuição dos recursos disponíveis deverá observar a proporcionalidade em relação ao número de estudantes regularmente matriculados em cada curso do IFMT Campus Campo Verde, visando assegurar maior equidade no atendimento às demandas discentes.
§ 3º – Na hipótese de inexistência de demanda por determinado curso, ou de não utilização integral da parcela de recurso a ele proporcionalmente estimada, o saldo poderá sr remanejado para atendimento de solicitações de outros cursos que apresentem demanda, observados os procedimentos, critérios de análise e aprovação previstos neste regulamento.
§ 4º – As solicitações regularmente instruídas serão analisadas conforme a ordem de tramitação junto aos setores competentes, considerando os critérios previstos neste regulamento e a disponibilidade orçamentária destinada a essa finalidade, podendo deixar de ser aprovadas ou contempladas após o esgotamento dos recursos, ainda que cumpridos os demais requisitos formais previstos.
Art. 2º – Todo o processo de solicitação de ajuda de custo para eventos definidos no Art. 1º deste regulamento deverá ser obrigatoriamente realizado no SUAP pelo servidor solicitante em exercício no Campus Campo Verde, que será o interessado no processo. O processo deverá ser encaminhado para manifestação da Coordenação de Pesquisa e Extensão (CVD-CPEX), ou Coordenação de Curso correspondente e posterior análise da Chefia do Departamento de Ensino do IFMT Campus Campo Verde (CVD-DEN).
§ 1º – A responsabilidade pelo recebimento das solicitações de ajuda de custo seguirá a seguinte disposição:
- Solicitação para aula prática, visita técnica, evento organizado por entidade representativa dos discentes ou de representação institucional do Campus (como representação estudantil, de Grêmio, Centro Acadêmico e outras atividades institucionais) deverá ser encaminhada às Coordenações de Curso para ciência das chefias de departamento às quais estão subordinadas;
- Solicitação para participação em eventos, coleta de dados e/ou treinamentos em outras instituições, com ações de caráter científico ou tecnológico, de caráter cultural, esportivo e/ou de extensão deverão ser encaminhada à Coordenação de Pesquisa e Extensão;
§ 2º O processo com toda documentação solicitada no SUAP deverá ser encaminhado para o setor responsável (Coordenação de Pesquisae Extensão ou Coordenação de Curso correspondente), de acordo com a finalidade do evento/ missão com antecedência mínima de 35 dias do início do evento.
§ 3º – O processo de solicitação de ajuda de custo aos discentes, cujo encaminhamento ao setor responsável tenha sido inferior a 35 dias poderá não ser atendido.
§ 4º – Após a aprovação pela Coordenação de Pesquisa e Extensão ou Coordenação de Curso correspondente, o processo deverá ser encaminhado para Chefia de Departamento de Ensino. Após a aprovação, os pedidos de ajuda de custo devem ser encaminhados para Chefia do Departamento de Administração e Planejamento (DAP) para as devidas providências.
§ 5º – A solicitação de ajuda de custo que não for aprovada pela Chefia de Departamento de Ensino deverá ser encaminhada para ciência do servidor solicitante e posteriormente arquivada no setor de origem.
DAS FORMAS DA AJUDA DE CUSTO
Art. 3º – A ajuda de custo poderá abranger, isolada ou cumulativamente, conforme análise e disponibilidade orçamentária:
- auxílio diário para alimentação e/ou hospedagem e/ou auxílio para deslocamento/passagens;
- custeio de taxa de inscrição;
O teto de ajuda de custo, somando as duas modalidades, terá o limite de 1,5 salário mínimo nacional vigente por discente beneficiário em cada evento.
Art. 4º – No que se refere ao Item I, do Art. 3º, o valor da ajuda de custo para discentes, devidamente aprovado pela administração do Campus, será correspondente a:
- 20% do salário mínimo por dia, quando exigir três refeições diárias com pernoite fora do domicílio do discente, passagens ou transporte próprio do estudante.
- 15% do salário mínimo por dia, quando exigir três refeições diárias com pernoite fora do domicílio e deslocamento com Veículo Institucional.
- 10% do salário mínimo por dia, quando exigir três refeições diárias, não exigir pernoite fora do domicílio e deslocamento com Veículo Institucional ou transporte próprio do estudante.
- 5% do salário mínimo por dia, quando exigir até duas refeições diárias, não exigir pernoite fora do domicílio e deslocamento com Veículo Institucional.
DAS SOLICITAÇÕES PARA A CONCESSÃO DE AJUDA DE CUSTO
Art. 5º – Na solicitação de ajuda de custo será necessário abrir um processo, em que o interessado será o (a) servidor (a) responsável pelo discente e o tipo de processo: Pessoal: Ajuda de custo. Após devem ser inseridos os documentos relacionados abaixo:
- O servidor solicitante deverá clonar e preencher o Anexo I – Formulário de Solicitação de Ajuda de Custo aos Discentes disponível nolink: https://suap.ifmt.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/1051950/, concluir, assiná-lo, finalizá-lo e adicionar ao processo.
- Nada Consta do servidor responsável pela solicitação, solicitado para os setores: Departamento de Ensino; Coordenação de Pesquisa e Extensão e Departamento de Administração e Planejamento, disponível no link: https://suap.ifmt.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/1051954/, concluir, assiná-lo, finalizá-lo e adicionar ao processo.
- Em caso de evento científico ou tecnológico, apresentar informações oficiais, tais como: comprovante de inscrição, data, duração, edital, folder, prazo de submissão dos resumos, valor de inscrição, etc.
- Comprovante de submissão do trabalho a ser apresentado, ou cópia do trabalho a ser submetido quando o prazo de submissão não foi iniciado (na prestação de contas será obrigatória a entrega do aceite ou do certificado de apresentação do trabalho).
- Apresentar, quando for o caso, no mínimo um orçamento de passagem terrestre e um de passagem aérea ou justificar por escrito a ausência de algum destes meios de transporte.
- O servidor solicitante deverá clonar e preencher o Anexo II – Termo de Compromisso do servidor responsável, disponível no link: https://suap.ifmt.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/1040220/, concluir, assiná-lo, finalizá-lo e adicionar ao processo.
- Autorização dos pais ou responsável legal, quando o discente for menor de 18 anos, especialmente em atividades externas, viagens, pernoites ou deslocamentos intermunicipais/interestaduais.
§ 1° – Quando houver mais de uma solicitação de auxílio para estudantes no mesmo evento, o interessado deverá reunir todas as solicitações em um único processo.
§ 2º – Quando for utilizado Veículo Institucional para levar os estudantes para um evento científico, havendo vagas remanescentes no Veículo institucional, poderão participar estudantes sem trabalho submetido/aprovado, observados critérios objetivos definidos previamente no processo, tais como ordem de inscrição, vínculo com projeto/curso, pertinência acadêmica da atividade e disponibilidade orçamentária, podendo o estudante, neste caso, não receber a ajuda de custo.
§ 3° – Para eventos de cunho científico, além dos documentos descritos no art. 5º referentes aos itens “c” e “d”, é obrigatória a submissão de trabalho científico, sendo, no mínimo, um trabalho por discente, exceto quando observada a condição do “§ 2º” descrito neste artigo.
§ 4° – Caso o auxílio tenha sido concedido exclusivamente para apresentação de trabalho científico e o trabalho não seja aceito, o estudante deverá comunicar imediatamente o servidor responsável, que solicitará a reavaliação da autorização do auxílio pelo setor competente. A devolução dos valores poderá ser exigida quando não houver participação justificada no evento ou quando não for comprovada finalidade institucional equivalente.
§ 5° – Para aula prática, visita técnica, evento cultural e/ou esportivo, não será necessário a inserção dos documentos referentes aos itens ”c” e “d”, descritos no caput deste artigo.
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DA AJUDA DE CUSTO
Art. 6º – Após o pagamento da ajuda de custo o processo será devolvido ao interessado para realização da prestação de contas após o retorno do evento/ missão.
Art. 7º – Os documentos comprobatórios da participação no evento/ missão deverão ser anexados ao processo e encaminhado à Coordenação de Pesquisae Extensão, ou Coordenação de Curso correspondente, de acordo com o tipo de evento no prazo máximo de 10 (dez) dias contados a partir do retorno do estudante, conforme a data descrita na solicitação. O setor responsável analisará os documentos comprobatórios da prestação de contas e se observada a ausência ou equívoco de algum documento, comunicará ao interessado a necessidade de inserção e/ou correção. Caso os documentos comprobatórios estejam corretos, o processo será finalizado no setor de avaliação.
Art. 8º – Na prestação de contas, deverá constar:
§ 1º – Relatório de Prestação de contas do solicitante, preenchido e assinado pelo servidor solicitante e todos os estudantes participantes, conforme o modelo constante no Anexo III – Relatório de Prestação de Contas, https://suap.ifmt.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/1040225/.
§ 2º – No caso de eventos promovidos por outras instituições, será necessário inserir a cópia de documentos comprobatórios da participação no evento, sendo este o certificado ou declaração devidamente atestados pela organização do evento e fotos que comprovem a participação do estudante.
§ 3º – No caso de eventos institucionais, como por exemplo: JIFs, MArte, JENPEX e WorkIF, aula prática e/ou visita técnica será necessário anexar o Relatório de Prestação de contas do solicitante, informado no “§ 1º” deste artigo e fotos que comprovem a participação do estudante.
Art. 9º – No caso de haver necessidade de emissão de GRU para o (s) estudante (s) ausente (s) o servidor solicitante deverá preencher o “item 2” do Relatório de Prestação de contas do solicitante, informado no “§ 1º” do “Art. 8º”. Nos casos de ausência injustificada, não comprovação da participação, cancelamento da atividade, recebimento indevido ou descumprimento das condições de concessão, o processo será encaminhado ao setor competente para emissão de GRU e adoção das providências cabíveis. Após a análise pela Coordenação de Pesquisae Extensão, ou Coordenação de Curso correspondente, o processo será encaminhado para o Departamento de Contabilidade e Finanças (CVD-DAP) que emitirá Guia de Recolhimento da União (GRU) para devolução dos valores recebidos imerecidamente.
Parágrafo Único: Nos casos previstos no caput, deve ser anexado a Guia de Recolhimento da União e o comprovante de pagamento da GRU no processo.
Art. 10º – O servidor responsável ou o estudante beneficiário que não comprovar a participação, não realizar a prestação de contas ou receber valores indevidamente poderá ser obrigado à devolução dos valores, sem prejuízo de outras medidas administrativas previstas nas normas institucionais aplicáveis. O servidor responsável ou o estudante beneficiário que descumprir o estabelecido neste regulamento sujeitar-se-á às penalidades previstas na legislação vigente, especialmente o que estabelece o artigo 70 da Constituição Federal e artigos 121, 122, 129, 130 e 132 da Lei nº 8.112/90.
Art. 11º – Este regulamento entra em vigor na data de sua assinatura.
Campo Verde – MT, 24 de junho de 2026.
ANEXOS
Anexo I – Formulário de Solicitação de Ajuda de Custo aos Discentes disponível no link: <https://suap.ifmt.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/1051950/>.
Nada Consta do servidor responsável pela solicitação, disponível no link:
<https://suap.ifmt.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/1051954/>.
Anexo II – Termo de Compromisso do servidor responsável, disponível no link: <https://suap.ifmt.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/1040220/>.
Anexo III – Relatório de Prestação de Contas, disponível no link: <https://suap.ifmt.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/1040225/>.
